Kommunikation och samtal är en stor del av alla chefers vardag. I vissa samtal är strukturen viktig som komplement till den aktiva dialogen. Här tar vi upp några svåra samtalssituationer som du som chef kan behöva hantera.
Daglig dialog för en relation
För att bygga en god relation med dina medarbetare behöver du ha en regelbunden dialog med såväl småprat som coachande kommentarer med var och en.
Detta kan bidra till att de svåra samtalen känns mer naturliga och att medarbetarna känner ett förtroende för dig som ledare och samtalspartner.
Stötta utan att ta över
Som chef i ett svårt samtal behöver du låta medarbetaren behålla inflytandet över sin situation, samtidigt som du tar ansvar för det som hör till din roll. Det gäller också att respektera personens integritet.
Ett exempel ur en bok handlar om en man som kom till sin chef för att berätta att hans partner fått en obotlig sjukdom. Han ville inte berätta något för de andra kollegorna. Han bad också om att få slippa längre tjänsteresor så att han kunde ta hand om sin partner efter jobbet.
Chefen gick med på detta, men förändringen väckte frågetecken i arbetsgruppen. Kollegorna förstod inte varför mannen slapp att åka iväg och varför han behandlades annorlunda. De undrade varför han helt plötsligt blivit chefens gullegris.
Här behöver chefen hantera både medarbetarens behov och arbetsgruppens praktiska förutsättningar. Det innebär inte att medarbetaren måste berätta om sin partners sjukdom för kollegorna.
Kom överens om vad som behöver kommuniceras
Ett sätt framåt är att tillsammans prata om vilket stöd medarbetaren behöver, vilka anpassningar som är möjliga och vad arbetsgruppen behöver veta för att arbetet ska fungera.
Det kan räcka att förklara att arbetsfördelningen tillfälligt förändras av personliga skäl. Privata detaljer behöver inte ingå. Om medarbetaren själv vill berätta mer kan öppenheten också göra det lättare för kollegorna att förstå och erbjuda stöd.
Svårt att vara förberedd på det oförberedda
Ofta kommer ett svårt samtal utan förvarning. Kanske har medarbetaren tänkt i flera veckor på att våga berätta och så äntligen tar personen modet till sig när du som chef ser ut att vara ledig för samtal.
Då kommer informationen om sjukdomar, planer på att sluta sin anställning, ifrågasättanden av sin roll eller lön, kritik. Det kan vara bra att lyssna, men att inte fatta några beslut på stående fot. Be att få återkomma med din syn på saken i stället för att handla utifrån ryggmärgsreflexen.
Det kan också vara svårt att inte reagera med sorg, rädsla, ilska eller någon annan av våra grundläggande känslor. Vi är ju inte robotar, utan människor av kött och blod, vissa med mer närhet till sina känslor än andra. Men oavsett om vi visar det utåt eller inte kan vi fortfarande känna en hel massa när svåra samtalsämnen kommer upp. Ibland speglar det våra egna rädslor och ibland väcker det olösta konflikter hos oss själva.
Ett bra knep kan vara att försöka skilja på dina egna reaktioner och det medarbetaren berättar. Om medarbetaren kommer med kritik, försök att inte ta det personligt, utan se det som en persons synpunkt på en viss given situation. Det behöver ju inte innebära att ni nu ska förändra allting bara för att en person tycker så, men bekräfta att du uppfattat det personen sagt och be att få återkomma om det.
Lär känna dina medarbetare
I ett svårt samtal är en av nycklarna att man känner sina medarbetare väl. Därför är den regelbundna dialogen viktig. Då vet du också hur personen brukar bete sig i vanliga fall och kan lättare uppmärksamma när något verkar annorlunda. Fråga hur personen har det i stället för att utgå från att du vet vad förändringen betyder.
Vad har personen för behov just nu? Behöver personen känna sig lyssnad till, få goda råd, möta en medmänniska, känna sig trygg, få en samtalskontakt av professionell art eller känna att hen inte är ensam i detta? Fråga gärna vad som skulle vara hjälpsamt.
I en krissituation
Om en medarbetare befinner sig i en akut kris behöver du först uppmärksamma personens trygghet och omedelbara behov. Människor reagerar olika på svåra händelser. Du behöver inte avgöra vilket stadium personen befinner sig i för att kunna lyssna och erbjuda stöd.
Försök skapa lugn, ta dig tid att lyssna och hjälp till med det praktiska. Fråga om personen vill ha hjälp att kontakta någon närstående, företagshälsovården eller vården. Följ också arbetsplatsens rutiner för krisstöd.
Utgå inte från att ett lugnt yttre betyder att personen mår bra. Innan ni skiljs åt, prata om hur personen tar sig hem och vilket stöd som finns efteråt. Vid omedelbar fara för liv eller hälsa, ring 112.
Läs mer hos 1177 om att hamna i kris.
Utforska vidare
Att lyssna är en viktig del av de svåra samtalen. I Ledarskapsskolan hittar du mer om hur du lyssnar aktivt.
Vill du utveckla din förmåga att möta andra i utmanande samtal? Läs också om våra onlinekurser eller kontakta oss för att bolla vilket stöd som kan passa.