Ett mejl kommer in och du börjar genast skriva ett svar. Men är ännu ett mejl det bästa sättet att komma vidare? Ibland kan ett kort samtal göra mer för både uppgiften och relationen.
Stoppa ryggmärgsreflexen och kommunicera effektivare
Klicka på bilden för att se filmen (1 min 58 sek) eller läs texten här nedanför.
Häromdagen fick jag för mig att lyfta telefonen och ringa en person istället för att svara på hennes mejl. Det blev en påminnelse om hur mycket valet av kommunikationssätt kan betyda.
Samtalet tog kanske lite mer tid än ett snabbt svar. Men vi kunde reda ut frågor och följdfrågor direkt, och jag upplevde att vår relation mådde bättre efteråt.
Det fick mig att fundera över hur ofta vi väljer av vana. Vi får ett mejl och svarar med ett mejl. Vi får ett meddelande i chatten och fortsätter där, även när missförstånden börjar staplas på varandra.
Stanna upp innan du svarar
En användbar fråga är:
Vilket sätt att kommunicera hjälper oss bäst i just den här situationen?
Det snabbaste sättet att skicka ett svar är inte alltid det som hjälper er att lösa frågan snabbast. Samtidigt behöver inte varje fråga bli ett möte.
Börja med vad ni behöver åstadkomma. Ska du lämna information, få ett besked, förstå ett problem eller prata om något känsligt?
När skrift kan vara ett bra val
Mejl och andra skriftliga meddelanden passar ofta när informationen är tydlig och mottagaren behöver kunna läsa, tänka efter eller återkomma till den.
- Du vill dela underlag inför ett beslut.
- Frågan är avgränsad och kan besvaras utan en lång diskussion.
- Ni behöver dokumentera vad ni har kommit överens om.
- Mottagaren behöver kunna ta del av informationen vid en annan tidpunkt.
Gör det lätt att förstå vad du behöver. Är meddelandet för kännedom, vill du ha synpunkter eller behöver du ett beslut före en viss tid?
När ett samtal kan hjälpa er vidare
Om ni skickar samma fråga fram och tillbaka, tolkar varandra olika eller behöver förstå varandras resonemang kan ett samtal vara en bättre väg.
I tal kan ni ställa följdfrågor och stämma av vad ni menar direkt. Det kan vara särskilt värdefullt när ämnet är känsligt eller när relationen behöver uppmärksamhet.
Men ett samtal kräver också utrymme. Fråga gärna: ”Har du några minuter nu, eller ska vi hitta en annan stund?”
Ta hänsyn till personen du kommunicerar med
Det som känns enkelt för dig behöver inte vara lika enkelt för någon annan. En del tänker bäst genom att prata, andra vill först läsa och fundera.
Fråga vad som skulle hjälpa. Ibland fungerar det bäst att skicka frågan i förväg och sedan prata om den. Det ger både betänketid och möjlighet att utforska tillsammans.
Kombinera när det behövs
Du behöver inte välja mellan skrift och samtal för hela frågan. Ni kan börja med ett samtal och avsluta med en kort skriftlig sammanfattning.
Vad bestämde ni? Vem gör vad? När behöver ni följa upp?
Då får ni både samtalets möjlighet till förståelse och något att återvända till när vardagen rullar vidare.
Prova nästa gång inkorgen fylls
Välj en mejltråd som har börjat gå i cirklar. Vad är det ni ännu inte har förstått eller kommit överens om?
Ta ett medvetet nästa steg: formulera en tydligare skriftlig fråga, föreslå ett kort samtal eller skicka underlaget som saknas.
Ta nästa steg
Ge samtalet bättre förutsättningar
När du väljer att prata är ditt lyssnande minst lika viktigt som det du själv säger. Läs vidare om hur nyfikenhet kan hjälpa dig att förstå den andra personen.
Lyssna bättre genom att börja med ditt intresse
