Att delegera innebär att ge någon utrymme att lösa en uppgift. Men frihet fungerar bäst när det är tydligt vad som ska uppnås, vilka ramar som gäller och vilket stöd som finns längs vägen.
”Tala inte om för människor hur de ska göra saker. Tala om för dem vad de ska göra och låt dem överraska dig med resultatet.”
Som ledare kan det vara frestande att lämna över en uppgift och samtidigt beskriva exakt hur den ska göras. Särskilt om du själv har stor erfarenhet av arbetet. Du vet ju ett sätt som fungerar.
Men om varje steg redan är bestämt, hur mycket utrymme finns då för medarbetarens egna idéer och kunnande?
Å andra sidan kan ”lös det som du tycker blir bäst” skapa osäkerhet om personen inte vet vad du förväntar dig eller vilka beslut hon eller han får fatta.
Frihet under ansvar behöver därför både handlingsutrymme och tydliga överenskommelser.
Börja med sammanhanget
Förklara varför uppgiften behövs. Vem ska ha nytta av resultatet? Hur bidrar arbetet till det ni försöker åstadkomma tillsammans?
När medarbetaren förstår syftet blir det lättare att göra egna avvägningar när något oväntat dyker upp. Det ger bättre vägledning än en instruktion som bara beskriver nästa steg.
Gör ramarna tydliga
Prata igenom vad som ska levereras och när. Klargör också vad personen får bestämma själv och när ni behöver stämma av.
- Resultat: Vad ska vara klart, och vad kännetecknar ett tillräckligt bra resultat?
- Mandat: Vilka beslut får medarbetaren fatta utan att fråga dig?
- Resurser: Vilken tid, budget, information och hjälp finns tillgänglig?
- Gränser: Finns det krav på exempelvis säkerhet, kvalitet eller arbetssätt som måste följas?
- Uppföljning: När stämmer ni av, och vad behöver tas upp tidigare om det inträffar?
Var tydlig med vad som är bestämt och vad som är öppet. Då slipper medarbetaren gissa var det egna handlingsutrymmet börjar och slutar.
Anpassa stödet till personen och uppgiften
En erfaren medarbetare som känner uppgiften kan behöva stor frihet och några få avstämningar. Någon som gör samma sak för första gången kan behöva en genomgång, ett exempel eller tätare kontakt.
Det betyder inte att du måste välja mellan att detaljstyra och att lämna personen ensam. Fråga: ”Vad behöver du för att kunna ta dig an det här?”
Kom också ihåg att en ny uppgift behöver få plats bland personens andra åtaganden. Vad ska prioriteras ner om tiden inte räcker till?
Följ upp utan att ta tillbaka uppgiften
Håll de avstämningar ni har kommit överens om. Visa intresse för hur arbetet går och var tillgänglig när medarbetaren behöver stöd.
Om någon kommer med en fråga behöver du inte alltid börja med ditt eget svar. Prova: ”Vilka alternativ ser du?” eller ”Vad skulle du rekommendera?”
Ibland behövs ditt beslut eller din sakkunskap. Andra gånger räcker ett samtal för att personen ska kunna gå vidare själv.
Ta vara på det ni lär er
När uppgiften är klar, prata om både resultatet och hur arbetet fungerade. Var förväntningarna tydliga? Fanns rätt stöd? Vad vill ni göra annorlunda nästa gång?
Om något gick fel, undersök vad som hände och vad som behöver rättas till. Lärande och ansvar hör ihop: ni behöver både förstå orsaken och ta hand om konsekvenserna.
Prova inför nästa delegering
Välj en uppgift du ska lämna över. Skriv ner önskat resultat, mandat och tid för uppföljning.
Prata sedan igenom det med medarbetaren och fråga: ”Är det något som fortfarande är oklart, eller något du behöver för att kunna lyckas?”
Ta nästa steg
Utveckla dina coachande samtal
Vill du bli bättre på att stödja andra utan att alltid ge dem lösningen? Utforska vår guide till coachande ledarskap.
Läs guiden till coachande ledarskap
