Vill du boka en föreläsning med Markus eller diskutera ett möjligt upplägg? Berätta gärna vilka som ska delta, vad ni vill utforska och när ni tänker er tillfället.
Ni behöver inte ha alla detaljer klara. Vi kontaktar dig för att prata vidare.
Fält markerade med * behöver fyllas i.
Vill du hellre prata direkt? Ring oss på 08-580 800 40.
Att göra lönesamtalen till motiverande samtal är en konst.
Utgångspunkten är tydlighet i underlag och kriterier och att processen för bedömning och utvärdering hänger ihop med övriga processer under året.
Hur kopplar du ihop lönesamtal och utvecklingssamtal?
Ibland har organisationen en kombination mellan utvecklingssamtal och lönesamtal, men oftast är två separata samtal att föredra.
Många människor blir oroliga när det ska diskuteras något av ekonomiskt värde och det kan få dem att helt tappa spåret när det gäller utvecklingssamtalet – de vågar inte prata om prestation, visioner inför nästkommande år eller vad de ska bidra med eftersom de kanske oroar sig över hur det de säger påverkar deras utgångsläge för lönen.
Det kan också vara så att ni har så mycket att diskutera kring utveckling och planer för framtiden, så att lönesamtalet kommer i skymundan eller glöms bort.
Eller att det inte blir så mycket tid över för en dialog, utan snarare ett konstaterande av dig som ledare hur lönen kommer att se ut.
Förberedelse för lönesamtalet
Var förberedd inför samtalet. Förbered dig inte bara några dagar innan, utan tankarna på prestation och målstyrning måste följa med dig under hela året. Se dina medarbetare – vad är det de gör hela dagarna och vad åstadkommer de?
Utvecklingssamtalet från förra året kan användas som ett avstamp i lönesamtalet. Vad var det du och medarbetaren kom överens om? Har personen tagit ett större ansvar, fått fler arbetsuppgifter eller kanske tagit egna initiativ utöver det som står där?
Se över era tidigare utvecklingssamtal och fundera över vad som åstadkommits under året. Hur har medarbetaren lyckats i förhållande till sina individuella mål och till verksamhetens uppställda mål?
Förhoppningsvis har du haft en dialog med alla dina medarbetare under hela året, under de där vardagliga veckomötena eller de där kommentarerna ni slängt åt varandra över skrivbordet.
Ta ett helhetsgrepp, vad har egentligen hänt sedan sist som kan påverka organisationen positivt eller negativt. Har personen tagit till sig den feedback du gett under året? Fånga upp medarbetarnas prestationer under hela året!
Hantera olika personlighetstyper för lönesättning
Glöm inte de tysta medarbetarna. De som kanske inte är så bra på att slå sig för bröstet, men som åstadkommer en hel del utan att själva kanske tycka att det är så himla märkvärdigt.
Och ta det med ro om det är några som alltid brukar jämföra sig med andra och trumpeta ut vilka fantastiska bedrifter de gjort för företaget under året. Förhåller det sig verkligen så, eller har de ett otroligt välsmort munläder och en fantastiskt god självkänsla?
Outtalade förväntningar på medarbetarna?
Var också aktsam på vilka outtalade förväntningar som du som ledare har på medarbetarna. Vad är det där "lilla extra" som du förväntar dig att dina medarbetare ska göra? Försök sätta ord på det och fundera på om du faktiskt inte ska göra det till en uttalad förväntan, så att medarbetarna slipper gissa vad det är som förväntas av dem egentligen...
Lönesamtalet ska vara en dialog
Lyssna! Skapa utrymme för att medarbetaren ska få tala till punkt, avsätt gott om tid. Ställ frågor. Berätta hur du tänker kring lönebilden och varför du tänkt dig en viss lön. Det ska vara en dialog, inte en monolog.
Pengar väcker känslor
Lägg lönesamtalet på en dag tidigt i veckan. Ett samtal om lön kan få känslorna i svall när medarbetaren har funderat över vad det egentligen var som sades.
Och efter ett samtal med sin partner hemmavid, kanske helt andra frågor och argument dyker upp, så det är aldrig lyckat att tvinga medarbetaren att behöva gå och grubbla hela helgen på det de ville ha sagt.
Konstruktiv dialog och schysst spel
Det är viktigt för medarbetaren att känna att lönesamtalet inte är ett rävspel, där du som ledare eller HR-chef sitter med massa extra kort i skjortärmen. Tillämpa inte psykologiska knep såsom ett känt exempel där du som chef sitter på en hög kontorsstol bakom ett massivt skrivbord, medan du placerar medarbetaren i en lägre pinnstol där de knappt når med näsan över skrivbordet.
Ja det har faktiskt hänt och chefen ifråga tänkte väl att det skulle skapa en känsla av makt hos denne och en känsla av misslyckande och "litenhet" hos medarbetaren som inte skulle våga ta till orda vad gäller lönen.
Båda ska känna sig som vinnare efter ett lönesamtal, i den mån det går. En missnöjd medarbetare tappar motivationen eller börjar tala illa om ledningen om de känner att de förlorat eller i efterhand får veta att det är stora variationer på lönesättningen.
Trots att lönesättningen är individuell, kan medarbetaren känna ilska över att inte deras kompetens värderas lika högt som andras inom organisationen. Medarbetarna har sällan kännedom om ifall det finns några snedsitsar inom bolaget, då ni t ex tvingats att anställa kompetent personal för en högre lön trots lågkonjunktur eller andra faktorer som påverkar lönebudgeten negativt, vilket ger ett sämre förhandlingsutrymme för övriga anställdas löner.
Andra motivationsfaktorer än lön
Det finns andra saker än lön som kan verka motiverande för den enskilde individen.
Finns inte utrymmet för en höjd lön kanske en extra semestervecka, möjlighet till kompetensutveckling (internt eller externt), flextider eller arbete hemifrån kan verka som motivationsfaktorer?
Utforska vidare
Vill du fördjupa dig i samtalen som ligger till grund för bedömning, utveckling och samarbete?
Prioritera och bli effektivare på jobbet
Att hinna med så mycket som möjligt utan att bli stressad och utmattad, går det? Det handlar om att se sina prioriteringar, ha ett positivt förhållningssätt till tiden och därtill skapa struktur och enkelhet i alla led för att få utrymme för det som är viktigast och som skapar både måluppfyllnad och livskvalitet.
Tydliga målbilder för vägledning
Vet du inte var du ska, spelar det inte så stor roll vilken väg du tar.
Genom att du vet vilket ditt mål är, så vet du också vilken väg som är den rätta. Och om du blir vilse, så märker du det inom kort också. Klargör vad ditt mål är i det stora och det lilla.
Prioritering
Genom att du har dina mål klara för dig, har du också möjlighet att se över vilka av dina arbetsuppgifter som faktiskt kommer att leda er i mål.
I stressade situationer brukar människan få något av ett tunnelseende. Man har svårt att göra en överblick av situationen. Allt känns plötsligt lika brådskande och allt känns lika viktigt.
Om du blickar upp för en stund och ser över samtliga dina åtaganden i ljuset av den stora visionen och årets mål så kan du lättare bedöma om en arbetsuppgift är viktig eller kanske helt oviktig.
Good Enough
Vilka av dina åtaganden är det viktigast att du lägger krut på? Vilka åtaganden räcker det att de är Good Enough?
Alla våra uppgifter under dagen kan inte göras med perfektion, det hinns inte med och det spelar heller ingen större roll för slutresultatet. Kanske ska du lägga mindre tid på att skriva snygga powerpoints inför mötet och hellre lägga ner mer tid på att verkligen ta dig tiden till att förbereda mötet med en tydlig agenda som drar nytta av de sammankallades kompetens?
Läs mer om Good Enough-tänket (LedarskapsMagasinet nr 2, 2011).
Arbetsmönster
Har ni många akutmöten, omprioriteringar och mycket övertid?
Fundera över vad det är som skapar detta. Vilka mönster kan ni se i er arbetsmiljö idag?
Ibland kan det vara så att det saknas tid i planeringen för reflektion, att blicka bakåt för att dra lärdom, vilket leder till att ni åker på samma misstag om och om igen. Ibland är det så att ni har så bråttom att ni inte hinner se ifall alla faktiskt springer åt rätt håll - vilket är rätt håll?
Ibland är det orimliga krav från kunden, som säljavdelningen tackar ja till, fast det är en annan avdelning som ska leverera innehållet till kunden. Då kan en lösning vara att en chef från denna avdelning faktiskt sitter med under säljmötet och talar om vad som kan levereras och inom vilken tidsplan.
Tidstjuvar
Vad är det som tar tid från just dig, som inte ger något positivt resultat i slutändan? Är det att din kollega kommer in med jämna mellanrum och pratar av sig om sin hemska chef? Är det mailkorgen som pockar på ständig uppmärksamhet, som svämmar över om du inte kollar av den varje timme?
Eller är det så att du tror att du måste kolla av mailen så fort ett nytt mail hamnat i inkorgen - du avbryter det du höll på med för att besvara mailet och vips så har du kommit av dig med ärendet och måste börja om från början?
Vad vill du använda din tid till?
Vill du stanna upp och fundera över din egen tidsanvändning? Här finns reflektionsfrågor som hjälper dig att utforska vad du ger tid och vad du vill göra mer plats för.
Medarbetarsamtal, utvecklingssamtal, målsamtal – kärt barn har många namn.
Med rätt innehåll, tydlighet och en god samtalsmetodik blir medarbetarsamtalet både motiverande och resultatskapande.
Lyft det positiva
Många chefer pratar mest om att förbättra det som medarbetaren inte är så bra på. Men är det verkligen där ni ska lägga krutet eller är det att utveckla det som medarbetaren redan gör bra och hur den kan göra det ännu bättre? Tänk efter, varför anställde ni personen, vilka kvaliteter var det ni uppskattade hos dem?
Visst kan stjärnsäljaren kanske förbättra sig vad gäller administrativa göromål, men ni betalar ju lön just för att han är så himla bra på att sälja.
Att låta personer arbeta i sin styrkezon, dvs inom det område där de har sin kompetens och passion, leder till god effektivitet och motiverade medarbetare. Alla kan inte göra det de älskar hela dagarna, vissa arbetsuppgifter är tråkiga för vissa (men inte för andra) men om merparten av arbetsdagen kanske kan röra sig i styrkezonen? Det är bara en teori, hur tänker du?
Det viktigaste under ett utvecklingssamtal kan påpekas, är i alla fall att fokusera på det positiva. För mycket fokus på det negativa, det som inte går så bra, det som ska utvecklas (inte för att medarbetaren gärna vill utvecklas inom området, utan för att det måste utvecklas) leder inte till något bra samtalsklimat eller visionära framtidsplaner där medarbetaren känner lust och energi.
Samtal inte monolog
Se till att skapa utrymme för båda parter att såväl prata som lyssna. Medarbetarsamtal handlar inte om att du som ledare ska intervjua medarbetaren om vilka mål som uppnåtts. Som chef har du också en insyn i vad du anser om måluppfyllnad i förhållande till de förväntningar du ställt.
Djupare frågor
Ducka inte för de lite djupare frågorna. Hur tycker medarbetaren egentligen att ert samarbete fungerar? Ofta är medarbetaren rädd för att kritisera chefen, men genom att fråga kring ert samarbete kanske du som ledare kan få någon sorts feedback på hur ni skulle kunna samarbeta ännu bättre.
Vilka värderingar är det som styr denna medarbetare? Varför vill hon arbeta här? Vad skulle kunna göra arbetet ännu mer motiverande och mer i linje med personens värderingar kring livet i övrigt?
Daglig kommunikation skapar relation
Som ledare bör du sträva efter att ha en daglig dialog med dina medarbetare, för att skapa en god relation. Medarbetarsamtalet som sker en gång per år får inte ersätta alla de där små stunderna av småprat där ni lär känna varandra på riktigt.
Koppling till lön
Lönesamtal och utvecklingssamtal bör ske vid två separata tillfällen.
När du sedan ska genomföra lönesamtalet har du, om ni genomfört ett gott utvecklingssamtal, en stabil grund att stå på vad gäller att värdera dina anställdas prestationer i lön.
I lönesamtalet diskuterar ni bland annat medarbetarens prestationer och resultat i förhållande till uppsatta mål och organisationens lönekriterier.
Utveckla samtalen i vardagen
Vill du utforska fler sätt att skapa tydlighet, lyssna och ge återkoppling?
Kommunikation och samtal är en stor del av alla chefers vardag. I vissa samtal är strukturen viktig som komplement till den aktiva dialogen. Här tar vi upp några svåra samtalssituationer som du som chef kan behöva hantera.
Daglig dialog för en relation
För att bygga en god relation med dina medarbetare behöver du ha en regelbunden dialog med såväl småprat som coachande kommentarer med var och en.
Detta kan bidra till att de svåra samtalen känns mer naturliga och att medarbetarna känner ett förtroende för dig som ledare och samtalspartner.
Stötta utan att ta över
Som chef i ett svårt samtal behöver du låta medarbetaren behålla inflytandet över sin situation, samtidigt som du tar ansvar för det som hör till din roll. Det gäller också att respektera personens integritet.
Ett exempel ur en bok handlar om en man som kom till sin chef för att berätta att hans partner fått en obotlig sjukdom. Han ville inte berätta något för de andra kollegorna. Han bad också om att få slippa längre tjänsteresor så att han kunde ta hand om sin partner efter jobbet.
Chefen gick med på detta, men förändringen väckte frågetecken i arbetsgruppen. Kollegorna förstod inte varför mannen slapp att åka iväg och varför han behandlades annorlunda. De undrade varför han helt plötsligt blivit chefens gullegris.
Här behöver chefen hantera både medarbetarens behov och arbetsgruppens praktiska förutsättningar. Det innebär inte att medarbetaren måste berätta om sin partners sjukdom för kollegorna.
Kom överens om vad som behöver kommuniceras
Ett sätt framåt är att tillsammans prata om vilket stöd medarbetaren behöver, vilka anpassningar som är möjliga och vad arbetsgruppen behöver veta för att arbetet ska fungera.
Det kan räcka att förklara att arbetsfördelningen tillfälligt förändras av personliga skäl. Privata detaljer behöver inte ingå. Om medarbetaren själv vill berätta mer kan öppenheten också göra det lättare för kollegorna att förstå och erbjuda stöd.
Svårt att vara förberedd på det oförberedda
Ofta kommer ett svårt samtal utan förvarning. Kanske har medarbetaren tänkt i flera veckor på att våga berätta och så äntligen tar personen modet till sig när du som chef ser ut att vara ledig för samtal.
Då kommer informationen om sjukdomar, planer på att sluta sin anställning, ifrågasättanden av sin roll eller lön, kritik. Det kan vara bra att lyssna, men att inte fatta några beslut på stående fot. Be att få återkomma med din syn på saken i stället för att handla utifrån ryggmärgsreflexen.
Det kan också vara svårt att inte reagera med sorg, rädsla, ilska eller någon annan av våra grundläggande känslor. Vi är ju inte robotar, utan människor av kött och blod, vissa med mer närhet till sina känslor än andra. Men oavsett om vi visar det utåt eller inte kan vi fortfarande känna en hel massa när svåra samtalsämnen kommer upp. Ibland speglar det våra egna rädslor och ibland väcker det olösta konflikter hos oss själva.
Ett bra knep kan vara att försöka skilja på dina egna reaktioner och det medarbetaren berättar. Om medarbetaren kommer med kritik, försök att inte ta det personligt, utan se det som en persons synpunkt på en viss given situation. Det behöver ju inte innebära att ni nu ska förändra allting bara för att en person tycker så, men bekräfta att du uppfattat det personen sagt och be att få återkomma om det.
Lär känna dina medarbetare
I ett svårt samtal är en av nycklarna att man känner sina medarbetare väl. Därför är den regelbundna dialogen viktig. Då vet du också hur personen brukar bete sig i vanliga fall och kan lättare uppmärksamma när något verkar annorlunda. Fråga hur personen har det i stället för att utgå från att du vet vad förändringen betyder.
Vad har personen för behov just nu? Behöver personen känna sig lyssnad till, få goda råd, möta en medmänniska, känna sig trygg, få en samtalskontakt av professionell art eller känna att hen inte är ensam i detta? Fråga gärna vad som skulle vara hjälpsamt.
I en krissituation
Om en medarbetare befinner sig i en akut kris behöver du först uppmärksamma personens trygghet och omedelbara behov. Människor reagerar olika på svåra händelser. Du behöver inte avgöra vilket stadium personen befinner sig i för att kunna lyssna och erbjuda stöd.
Försök skapa lugn, ta dig tid att lyssna och hjälp till med det praktiska. Fråga om personen vill ha hjälp att kontakta någon närstående, företagshälsovården eller vården. Följ också arbetsplatsens rutiner för krisstöd.
Utgå inte från att ett lugnt yttre betyder att personen mår bra. Innan ni skiljs åt, prata om hur personen tar sig hem och vilket stöd som finns efteråt. Vid omedelbar fara för liv eller hälsa, ring 112.
Läs mer hos 1177 om att hamna i kris.
Utforska vidare
Att lyssna är en viktig del av de svåra samtalen. I Ledarskapsskolan hittar du mer om hur du lyssnar aktivt.
Vill du utveckla din förmåga att möta andra i utmanande samtal? Läs också om våra onlinekurser eller kontakta oss för att bolla vilket stöd som kan passa.
